Asegurando el consentimiento: Cómo informar a los participantes y obtener su aprobación antes de grabar llamadas y procesar datos con IA
Siempre aconsejamos seguir las leyes estatales/locales de grabación de llamadas y uso de Inteligencia Artificial e informar a los participantes si es necesario.
Las recomendaciones siguientes son válidas en el territorio de España dentro de la Unión Europea.
¿Qué responsabilidades tiene un reclutador respecto a la grabación de entrevistas y el tratamiento de datos con IA?
Las recomendaciones siguientes son válidas en el territorio de España dentro de la Unión Europea.
- Deber de informar: Configurar la aplicación y/o plataforma para que, previo al acceso a la imagen y voz de los participantes se avise a cerca de:
- Dónde y cuándo se activará la grabación y procesamiento con IA
- Cómo funciona el procesamiento con IA y para qué se utiliza
- Política de datos referente a la IA
- Obtención de consentimiento: Es necesario obtener el consentimiento expreso de la/s personas involucradas en la grabación de la imagen y/o voz, que puede ser obtenido por texto o voz, siempre que quede constancia del consentimiento. Las personas involucradas deben de tener una alternativa que no les perjudique en caso de negarse a dicho tratamiento de datos.
Solo se puede grabar una conversación sin consentimiento de las personas que participan en ella, cuando la licitud del tratamiento se base en el interés legítimo del responsable del tratamiento, sea necesario para la ejecución de un contrato, para el cumplimiento de una obligación legal del responsable o sea necesario para proteger intereses vitales del interesado o de otra persona física.
Estrategias efectivas para cumplir con tus responsabilidades en la grabación de entrevistas de selección y el tratamiento de datos con IA
Recapitulando, es necesario que la empresa indique el motivo de la grabación de la llamada y proporcione un medio para que los participantes den su consentimiento.
- Previo a la reunión
- (Recomendada) Confirmación a través de evento en calendario: Utiliza la descripción del evento creado en tu calendario (Google Calendar, Microsoft Teams…) para la videollamada e introduce como descripción el texto legal correspondiente. Este texto aparecerá en el correo que los invitados reciben para confirmar su asistencia. En aplicaciones como Calendly o Hubspot puedes introducir el texto legal en la descripción de tu calendario.
- Confirmación a través de contrato: Si en tu proceso es necesario la firma de un contrato previo, recomendamos incluir el texto legal en como cláusula del contrato a firmar.
- Confirmación a través de formulario externo: Utiliza un formulario como Google Forms o Tally para incluir el texto legal y una casilla para que los participantes confirmen su conformidad.
- Durante la reunión
- Confirmación por voz: Inicia la grabación e informa a los participantes pidiendo su consentimiento (así tendrás el consentimiento validado), si no dan su consentimiento expreso deberás de cancelar la grabación.
Plantilla de aviso legal para la descripción de eventos en calendario: Entrevistas de selección de recursos humanos
Aviso de grabación de entrevista y procesamiento de datos
En cumplimiento de las normativas de protección de datos y la Ley 1/1982, de 5 de mayo, EMPRESA requiere tu consentimiento expreso para la grabación de voz durante la entrevista que se llevará a cabo mediante esta videollamada y el posterior tratamiento de los datos recogidos que se exponen a continuación.
La grabación de voz y procesamiento de datos se realiza con la finalidad de elaborar un informe de selección más detallado y agilizar el proceso de selección del candidato.
Este procesamiento de datos se lleva a cabo por parte de VOICIT TECHNOLOGIES S.L., tratando los siguientes datos personales recogidos durante la grabación de voz de la entrevista: nombre del candidato, correo del candidato, formación educativa, experiencia laboral, disponibilidad de incorporación y movilidad, motivos del cambio de trabajo, expectativas del puesto y rango salarial.
La grabación y datos personales serán tratados de manera confidencial y se mantendrán de manera segura, no siendo utilizados para otros fines, ni cedidos a otros terceros.
Al aceptar esta invitación, confirmas tu consentimiento para la grabación de la entrevista y el procesamiento de tus datos personales según lo descrito anteriormente.
Aviso legal recitado verbalmente durante entrevista de selección de recursos humanos.
Recitar verbalmente lo siguiente una vez iniciada la grabación:
«Antes de comenzar, me gustaría pedirte permiso para grabar y procesar con IA los datos de esta conversión para poder elaborar un informe de selección más detallado con Voicit. Si necesitas más información, te la puedo compartir.»
Necesario disponer de un medio para compartir que contenga la información detallada sobre el tratamiento de los datos.
Estas son las recomendaciones que desde Voicit realizamos a nuestros usuarios para cumplir con las políticas de privacidad aplicables. Siempre aconsejamos consultar con el departamento legal de la empresa para confirmar estas medidas.